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次の例１のような名前のデータが数百から数千件並んでいて，その各々の件数を度数分布表にしたいとき． 例えば，例１のデータがＡ列にあるとき， (1) Ｃ列，D列に次の例の水色部分のように都道府県名，度数の欄をあらかじめ準備する． (2) D列の赤枠で示したセルに またはメニューから「挿入」→「関数」→「統計」→「COUNTIF」→「OK」→「範囲の右端をクリック」→対話型ボックスが出てきたらA2から下の方へデータのある範囲をドラッグ→エンターキーを押す→ファンクションキーのF４を押す→検索欄の右端をクリック→セルC2をクリック（次の例では神奈川県のあるところ）→エンターキーを押す→「OK」
(3) 次にD2の式をコピーしてD列の下の方まで貼り付ける． |
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| 備考
▲１ [何があるか前もって分からないと集計できない]
この方法で集計するには，「どんなデータがあるか」が前もって分かっていなければならない．例2のような自由記述式回答を集計するような場合には，すべてのデータをあらかじめ見て，登場する名前を書き出しておく必要があり，大変困難．（自由記述式でデータ件数が非常に多いときに，もれなく・重複なく数え上げたかどうか確かめるのが大変な場合には，この方法は適していない．また，「東京」以外に「tokyo」「東 京」といった別表記がある場合には，当然数え漏れが生じる．）
○２ 条件式に数字，文字，セル番地を記入すれば，その値に等しい個数が数えられる
この方法で，COUNTIF(セルの範囲，条件式) の条件式にセルの番地を代入すると，そのセルの値に等しいデータの個数が返される． 条件式と表示される内容
○３ データが更新されると集計は自動更新される
データが追加・修正される場合（予備テストのときに集計用テーブルを準備しておいて本番の日に正式データで清書する場合，次年度に引き継がれデータ件数が変わる場合など）に，COUNTIF()の第1引数（セルの範囲）が目的とするデータ全部を含んでいるかどうかが重要となる．もし，データが追加される可能性があれば，「セルの範囲」を指定するときに，上の例のように非常に大きな行番号を指定しておくとか，Aの列見出し（画面上端にある Ａ という欄）をクリックして，その列の下端まで全部選択する．直接入力するにはA:A とする． この場合，当然そのシートで下の方の行には不要なデータがあってはいけない．
○４ セルの範囲には$をつける
「セルの範囲」を指定するときに，ファンクションキーF４を押してA2:A1000というような範囲を$A$2:$A$1000のような絶対参照に変更しておく．（ドルマークを直接記入してもよい．）このようにしておくと，D3, D4, D, ･･･へ式をコピー・貼り付けしたときに元の範囲が変化しない．（A2:A1000のような相対参照のままで式をコピー・貼り付けすると，範囲が順次変化して，求める集計にならない．） |
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次の例３のような数値のデータが数百から数千件並んでいるときに，「区切りとなる値」以下のデータ個数を右側のセルに書き込みたいとき． （なお，実際には次のG，H欄の階級と度数を表示したものを使う． G2には=C2&"〜"&d2などと文字列を連結して記入，下の列はそのコピー．H2にはE2などと記入） 例えば，例３のデータがＡ列にあるとき， (1) D列に次の例のように区切りとなる値をあらかじめ準備する． (2) E列の赤枠で示したセルに =FREQUENCY(A:A,D2:D11) と記入する．（度数はE2の部分だけ埋まる．） （またはメニューから「挿入」→「関数」→「統計」→「FREQUENCY」→対話型ボックスがで「データ配列」：A2から下の方へデータのある範囲をドラッグ（またはA列の列見出しをクリック）→「区間配列」：区切りとして準備したD2:D11の範囲をドラッグ→エンターキーを押す→「ＯＫ」） (3) E2からE11の範囲をドラッグして選択→Ctrl+Shiftのまま，表よりも上にあってマウスを近づけて止めると「数式バー」と表示される所をマウスでクリックして，エンターキーを押す． |
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例３
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▲１ [データが数値の場合に使えるが，データが文字列のときには使えない]
○２ 区切りとなる値は小さいものから大きなものへ（昇順に）並べる．
区切りとなる値が，10，20，･･･となっているとき，10の横に表示されるのは10以下の個数，20の横に表示されるのは， 10＜x ≦ 20 となるデータの個数となる． 整数値からなるデータを，1桁台，10点台，20点台，･･･のように分類したいときは，区切りとする値を，9，19，29，･･･のように書く．（この分類では満点の100があるときに数えもれがないように，最後の階級だけ100にする．） 小数からなるデータを，10未満，20未満，･･･などと分類するのは難しい．（区切りの値として，9.999，19.999，･･･などと適当な桁で切って指定しても，9.9999が登場すると困る．）
○３ 元のデータが更新されると，セルが指定した範囲内にある限り，度数分布表は自動更新される．
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